Contact Info

Terms and Conditions

1. Representation of Both Parties in the Event:
Referring to the HR Leaders Forum 2025, including all related activities in this event, the two parties outlined are:
The Organizer refers to MSW Global, the owner and organizer of the HR Leaders Forum 2025 event. The Sponsor refers to individuals or companies that have agreed to participate in the HR Leaders Forum event in the form of opening a booth or financial promotion according to the package selected in the registration form.

2. Event Details:

  1. The event will take place at Renaissance Bali Nusa Dua Resort.
    • Event Operational Hours:
      Bali, April 24 - 25, 2025: 08:00-18:00
    • Seminar Session Operational Hours:
      April 24 - 25, 2025: 09:00 - 17:00
  2. The Exhibition Booth Setup Date is April 23, 2025, from 20:00 - 22:00.
  3. The event venue will be open for booth setup from 07:00 - 08:00. Please be at your booth at least 15 minutes before the Exhibition begins. Booths must always be staffed and accessible during operational hours.
  4. Each exhibitor must remain within the designated booth space agreed upon (each company's respective booth).

3. Sponsor Registration:
The sponsorship registration procedure for the HR Leaders Forum event is considered complete only if:

  1. The individual or company submits the registration form.
  2. Down Payment (DP) of at least 50% of the sponsorship package value selected by the sponsor is made (no later than 7 working days after receiving the invoice).
  3. Full Payment of 50% must be completed at least 14 days before the event.
  4. The sponsor must provide one (1) contact person responsible for administration during the event.
  5. Submission & Payment Deadlines:
    • The maximum deadline for submitting the Registration Form: April 20, 2025.
    • The maximum deadline for full payment submission: April 20, 2025.
      The Organizer has the right to reject the registration and will provide written notice to the sponsor regarding the reason for rejection within ten (10) days from the date of rejection.

4. Seminar & Exhibition Sessions:
Seminar
The Seminar Speaker must notify the Organizer of the topic and requested time at least 30 days before the Seminar Session. The Seminar Speaker must submit the presentation materials in USB format to the Organizer 3 days before the Seminar Session. The Organizer reserves the right to change the scheduled date, time, and location of the Seminar. The Seminar Speaker will be notified of any changes.

Exhibition
Exhibitors showcasing materials at The Renaissance Bali Nusa Dua must inform the Organizer about the checklist of materials to be exhibited. Exhibitors are responsible for their materials, and the Organizer will not be liable for any loss or damage to the materials.

5. Exhibition Space Allocation and Use:
The Organizer has the right to determine the placement of exhibition booths at the event venue.
a) Sponsors have the right to select their booth location based on a first-come, first-served basis. While reasonable efforts will be made to accommodate Delegate requests, the Organizer reserves the right to change or relocate booth allocations without prior notice. All exhibitors must comply with the regulations set by the Organizer.
b) The Organizer also has the right to change the allocated space if deemed necessary for the overall interest of the Exhibition.
c) Sponsors may not transfer, sublet, or share the allocated space or use any other space at the Venue without written consent from the Organizer.
d) All activities must be confined to the allocated space.
e) Sponsors are not permitted to exhibit if all fees have not been fully paid before the Exhibition begins.
f) Failure to make payments will be considered voluntary withdrawal, and Clause 5 will apply to the remaining fees.

6. Cancellation Policy:
a) Exhibitors are also responsible for paying third-party costs incurred due to cancellation, amounting to 50% of the agreed sponsorship package. Violations may be subject to sanctions under Indonesian law.
b) If the Delegate does not make full payment as per the schedule outlined in this contract, the Organizer may cancel the event activities for the Delegate. The Delegate will be liable to pay the Organizer all outstanding amounts not exceeding the event costs that should have been paid, assuming the Delegate canceled the event on the date of the violation. All other terms and conditions will remain in effect until canceled by the Organizer.
c) The Exhibition may be canceled by the Organizer for any reason deemed commercially reasonable and/or due to circumstances beyond the Organizer's control. In this case, all fees paid by the Sponsor will be refunded. The Sponsor agrees that under such circumstances, no further claims will be made against the Organizer.

7. Exhibition Transportation:
a) Sponsors are responsible for the costs and logistics of transporting exhibition materials to the Venue.
b) Sponsors must arrange their own storage and warehousing for their exhibition and packaging materials before, during, and after the event.
c) Sponsors must remove their exhibition materials and decorations from the Venue within the timeframe specified by the Organizer. Any delays or damages caused to the Venue by the exhibition and/or decorations must be compensated by the Sponsor.
d) Sponsors must comply with all customs regulations and bear applicable taxes related to bringing exhibition materials into and out of the country.

8. Changes to Seminar Dates, Speakers, Program Content, and Venue:
The Organizer reserves the right to change the Seminar Dates, Speakers, Program Content, and Venue if necessary. The Organizer, subcontractors, agents, and/or employees have the right to modify or cancel the Exhibition, arrangements, schedules, plans, or anything directly or indirectly related to the Conference. Except as stated in Clause 5(c), Sponsors are not entitled to compensation for any damages resulting from changes or cancellations.

9. Force Majeure:
The Organizer is not responsible for any delays or failures to perform obligations due to circumstances beyond its control, including war (declared or undeclared), natural disasters, unforeseen events, fires, blockades, earthquakes, terrorism, or other factors beyond the Organizer's control. The Delegate agrees not to make further claims against the Organizer under such circumstances.

10. Security:
Exhibitors guarantee that no actions by them or their employees during the event will violate laws, harm third-party rights, or create undisclosed risks or hazards without adequate preventive measures provided to the Organizer.

11. Fire Prevention and Other Regulations:
All exhibits, materials, and equipment used or displayed at the booth must be fire-resistant and comply with applicable fire prevention and building regulations.

12. Sponsorship ID Card:
Each sponsor delegate will receive a Sponsorship ID Card that must be worn by their representatives. The Sponsorship ID Card grants access to lunch, coffee, and beverages. Delegates must always wear name cards provided free of charge by the Organizer. The sponsoring company must provide the names of representatives requiring name cards no later than July 30, 2023.

13. Noise Levels and Displays:
Loud or disruptive activities, as well as displays or exhibits that emit loud sounds, are not allowed.

14. Indemnification and Limitation of Liability:
a) Indemnification
The Sponsor shall indemnify the Organizer for any losses, costs, damages, injuries, expenses, and liabilities arising from loss, destruction, or damage to property caused directly or indirectly due to the Sponsor’s participation or its internal contractors in this Exhibition.
b) Limitation of Liability
The Organizer and its employees are not responsible for any loss, theft, damage, or injury to any person or property during the Exhibition.

15. Venue Property and Damage
The Sponsor must take the necessary steps to prevent damage to the Event Venue and the property of the Event Venue.
The Sponsor is responsible for compensating the Organizer for any damage that occurs to the Event Venue or its property.

16. Denial of Entry
The Organizer reserves the right to deny entry to anyone to the Event Venue or in the interest of the Event Venue's general welfare and will inform the Sponsor of the reason for the denial.

17. Breach of Agreement

If the Sponsor fails to comply with any of the agreed-upon terms, the Organizer reserves the right to refuse to fulfill all its obligations to the Sponsor, and all fees paid by the Sponsor to the Organizer will be forfeited.

The Sponsor must also compensate the Organizer for any losses incurred due to non-compliance with these terms and conditions in an amount equal to 50% of the agreed value.

18. Interpretation, Governing Law, and Jurisdiction
The interpretation of these terms and conditions is entirely at the discretion of the Organizer.
These terms and conditions shall be governed by and interpreted in accordance with the laws of the Republic of Indonesia.
The parties hereby agree to submit to the exclusive jurisdiction of the Indonesian courts, and if there are any additions to the agreement, the Organizer will propose an addendum to the agreement.

 



Syarat & Ketentuan  

1. Kedua Pihak Dalam Acara Mewakili:

Merujuk pada HR Leaders Forum 2025, termasuk semua aktivitas terkait dalam acara ini, Adapun 2 (dua) pihak yang di garis bawahkan sebagai:

Penyelenggara Merujuk pada MSW Global, pemilik dan Penyelenggara Acara: HR Leaders Forum 2025, Sponsor – individu atau Perusahaan yang telah menyetujui untuk berpartisipasi dalam acara HR Leaders Forum dalam bentuk membuka booth, promosi dalam bentuk finansial sesuai dengan paket yang telah di pilih dalam formulir pendaftaran.

 

2. Detail Acara:

  1. Acara akan berlangsung di Renaissance Bali Nusa Dua Resort
  • Jam Operasional Acara

Bali, 24 - 25 April 2025: 08:00-18:00 

  • Jam Operasional Sesi Seminar

24 - 25 April 2025: 09:00 - 17:00 

  1. Tanggal Penyiapan Stand Pameran adalah pada 23 April 2025 dari pukul 20:00 - 22:00 
  2. Tempat acara akan dibuka untuk penyiapan stand dari pukul 07:00 - 08:00. Harap berada di stand Anda setidaknya 15 menit sebelum dimulainya Pameran. Stand harus selalu dijaga dan mudah diakses selama jam operasional tersebut.
  3. Setiap peserta pameran harus tetap berada dalam ruang stand yang telah disepakati (stand masing-masing Perusahaan).

 

3. Pendaftar sebagai Sponsor

Prosedur pendaftaran sebagai sponsorship di event HR Leaders Forum hanya dianggap lengkap jika:

  1. Pihak individu ataupun Perusahaan mengembalian formulir pendaftaran.
  2. Pembayaran Down Payment (DP) min. 50% dari nilai paket sponshorsip yang telah dipilih oleh pihak sponsor (paling lambat 7 hari kerja sejak invoice diterima).
  3. Pembayaran Full Payment sebesar 50% min.14 hari sebelum event berlangsung.
  4. Sponsor di wajibkan memberikan 1 (Satu) kontak yang akan bertanggung jawab untuk adminsitrasi selama event berlangsung.
  5. Batas Waktu Pengajuan & Pembayaran

Batas maksimal waktu pengajuan Formulir Pendaftaran: 20 April 2025 

Batas maksimal waktu pengajuan pembayaran (penuh): 20 April 2025

Penyelenggara berhak menolak pendaftaran dan akan memberikan pemberitahuan tertulis kepada pihak sponsor mengenai alasan penolakan tersebut dalam waktu sepuluh (10) hari sejak tanggal penolakan.

 

4.Sesi Seminar & Pameran

Seminar

Pembicara Seminar harus memberitahukan Penyelenggara mengenai topik dan waktu yang diminta 30 hari sebelum Sesi Seminar. Pembicara Seminar harus mengirimkan materi presentasi dalam bentuk USB kepada Penyelenggara 3 hari sebelum Sesi Seminar. Penyelenggara berhak mengubah tanggal dan/atau waktu serta lokasi Seminar yang telah dijadwalkan. Pembicara Seminar akan diberitahu tentang perubahan tersebut. 

Pameran

Peserta Pameran yang akan memamerkan materi di The Renaisance Bali Nusa Dua harus memberitahukan Penyelenggara tentang cek list materi yang akan dipamerkan.

Peserta Pameran bertanggung jawab atas materi tersebut, dan Penyelenggara tidak akan bertanggung jawab atas kehilangan atau kerusakan materi.

 

5.Penempatan dan Penggunaan Ruang Pameran

Penyelenggara berhak menentukan penempatan stand pameran di tempat acara. 

a) Sponsor memiliki hak untuk memilih lokasi stand mereka berdasarkan prinsip siapa cepat dia dapat. Meskipun segala upaya yang wajar akan dilakukan untuk mengakomodasi permintaan Delegasi, Penyelenggara berhak untuk mengubah atau memindahkan alokasi stand tanpa pemberitahuan sebelumnya. Semua peserta pameran wajib mematuhi peraturan yang ditetapkan oleh Penyelenggara. 

b) Penyelenggara juga berhak untuk mengubah ruang yang dialokasikan jika dianggap perlu demi kepentingan umum Pameran. 

c) Sponsor tidak boleh mengalihkan, menyewa sublet, atau berbagi ruang yang dialokasikan atau menggunakan ruang lain di Tempat Acara selain yang dialokasikan tanpa persetujuan tertulis dari Penyelenggara. 

d) Semua kegiatan harus dibatasi pada ruang yang telah dialokasikan. 

e) Sponsor tidak diizinkan untuk memamerkan jika belum membayar semua biaya sebelum Pameran dimulai. 

f) Tidak melakukan pembayaran dianggap sebagai pengunduran diri secara sukarela dan Ketentuan 5 akan berlaku untuk sisa biaya.

 

6.Kebijakan Pembatalan

a) Peserta Pameran juga bertanggung jawab untuk membayar biaya kepada pihak ketiga yang timbul akibat pembatalan sebesar 50% dari paket sponshorship yang telah disepakati. Dan jika adanya pelanggaran dapat dikenakan sanksi menurut hukum Indonesia. 

b) Jika Delegasi tidak melakukan pembayaran penuh sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan dalam kontrak ini, Penyelenggara dapat membatalkan kegiatan Acara yang diadakan untuk Delegasi, dan Delegasi akan bertanggung jawab untuk membayar kepada Penyelenggara semua jumlah yang tidak melebihi biaya Acara yang seharusnya dibayar kepada Penyelenggara sesuai dengan ketentuan pada subbagian di atas, seandainya Delegasi membatalkan kegiatan Acara tersebut pada tanggal terjadinya pelanggaran. Semua ketentuan lainnya dalam syarat dan ketentuan ini akan tetap berlaku hingga dibatalkan oleh Penyelenggara.

c) Pameran dapat dibatalkan oleh Penyelenggara karena alasan apa pun yang menurut Penyelenggara membuat pembatalan secara komersial wajar untuk dilakukan dan/atau karena keadaan di luar kendali Penyelenggara. Dalam hal ini, semua biaya yang telah dibayar oleh Sponsor akan dikembalikan. Dengan itu Sponsor setuju bahwa dalam keadaan tersebut mereka tidak akan mengajukan klaim lebih lanjut terhadap Penyelenggara.

 

7.Transportasi Pameran

a) Sponsor bertanggung jawab dan menanggung biaya untuk transportasi pameran ke Tempat Acara. 

b) Sponsor harus membuat pengaturan mereka sendiri untuk penyimpanan dan pergudangan untuk pameran dan bahan kemasan mereka sebelum, selama, dan setelah acara. 

c) Sponsor harus menghapus pameran dan bahan dekorasi mereka dari Tempat Acara dalam waktu yang ditentukan oleh Penyelenggara dan akan mengganti kerugian kepada Penyelenggara atas kerusakan yang disebabkan oleh keterlambatan atau kerusakan pada Tempat Acara yang disebabkan oleh pameran dan/atau barang dekorasi. 

d) Sponsor harus mematuhi semua formalitas bea cukai dan menanggung pajak yang berlaku terkait pameran dan materi yang dibawa ke negara tersebut sebelum dan setelah acara.

 

8.Perubahan Tanggal Seminar, Pembicara, Konten Program dan Lokasi

Penyelenggara berhak untuk mengubah Tanggal Seminar, pembicara, konten program, dan Tempat Acara jika keadaan mengharuskan demikian.

Penyelenggara, subkontraktor, agen dan/atau karyawan memiliki hak untuk mengubah atau membatalkan Pameran atau pengaturan, jadwal, rencana, atau hal lain yang berkaitan langsung atau tidak langsung dengan Konferensi. Kecuali seperti yang tercantum dalam Pasal 5(c) di atas, Sponsor tidak berhak atas kompensasi atas kerusakan yang timbul akibat perubahan atau pembatalan tersebut.

 

9.Force Majeure

Penyelenggara tidak bertanggung jawab atas keterlambatan atau kegagalan untuk melaksanakan kewajibannya sesuai dengan syarat dan ketentuan ini yang disebabkan oleh keadaan di luar kendali dan tanpa kesalahan atau kelalaian Penyelenggara termasuk perang (terdapat atau tidak ada deklarasi), bencana alam, peristiwa yang tidak terduga, kebakaran, blokade, gempa bumi, terorisme, dan hal-hal di luar kendali Penyelenggara. Delegasi setuju bahwa dalam keadaan tersebut mereka tidak akan mengajukan klaim lebih lanjut terhadap Penyelenggara.

 

10.Keamanan

Peserta Pameran menjamin bahwa tidak ada tindakan yang dilakukan oleh mereka atau karyawan mereka dalam acara ini yang akan melanggar hukum atau peraturan, merugikan hak pihak ketiga, atau menimbulkan bahaya atau risiko luar biasa yang belum diungkapkan kepada Penyelenggara dengan langkah-langkah pencegahan yang cukup.

 

11.Pencegahan Kebakaran dan Regulasi Lainnya

Semua pameran, bahan, dan perlengkapan yang digunakan atau dipajang di stand harus sepenuhnya tahan api dan sesuai dengan peraturan pencegahan kebakaran dan bangunan yang berlaku.

 

12.ID Card Sponsorship 

Setiap delgasi sponsor akan menerima ID Card Sponshorship yang harus dikenakan oleh masing-masing perwakilan.

ID Card Sponsorship memberikan akses ke makan siang, kopi, dan minuman. Delegasi harus selalu mengenakan kartu nama yang akan disediakan oleh Penyelenggara secara gratis.

Perusahaan sponsor harus menyediakan nama-nama perwakilan yang memerlukan kartu nama paling lambat 30 Juli 2023.

 

13.Tingkat Kebisingan dan Tampilan 

Pekerjaan yang bising atau mengganggu serta tampilan atau pameran yang mengeluarkan suara keras tidak diperbolehkan.

 

14. Ganti Rugi dan Pembatasan Tanggung Jawab

a) Ganti Rugi

Sponsor harus mengganti kerugian kepada Penyelenggara atas setiap kerugian, biaya, kerusakan, cedera, pengeluaran, dan kewajiban yang timbul akibat kehilangan, penghancuran, atau kerusakan properti yang terjadi secara langsung atau tidak langsung karena partisipasi Sponsor atau kontraktor internal sponsor dalam Pameran ini. 

b) Pembatasan Tanggung Jawab

 Penyelenggara dan karyawannya tidak bertanggung jawab atas kehilangan, pencurian, kerusakan atau cedera kepada siapa pun atau properti selama Pameran.

 

15.Properti Venue dan Kerusakan

Sponspor harus mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk mencegah kerusakan pada Tempat Acara dan properti dari Tempat Acara.

Sponsor bertanggung jawab untuk mengganti kerugian kepada Penyelenggara atas kerusakan yang terjadi pada Tempat Acara atau properti Tempat Acara.

 

16. Penolakan Masuk

Penyelenggara berhak untuk menolak masuk siapa pun ke Tempat Acara atau demi kepentingan umum Tempat Acara dan akan memberitahukan Sponsor tentang alasan penolakan tersebut.

 

17. Pelanggaran Perjanjian

Jika Sponsor gagal untuk mematuhi salah satu ketentuan yang telah disepakati ini, Penyelenggara berhak untuk menolak melaksanakan semua kewajibannya kepada Sponsor dan semua biaya yang telah dibayar oleh Sponsor kepada Penyelenggara akan hangus.

Sponsor juga harus mengganti kerugian kepada Penyelenggara atas kerugian yang ditimbulkan akibat kegagalan untuk mematuhi syarat dan ketentuan ini sebesar 50% dari nilai yang disepakati.

 

18. Penafsiran, Hukum yang Berlaku, dan Yurisdiksi 

Penafsiran syarat dan ketentuan ini sepenuhnya merupakan kewenangan Penyelenggara.

Syarat dan ketentuan ini akan diatur oleh dan ditafsirkan menurut hukum Republik Indonesia.

Para pihak dengan ini setuju untuk tunduk pada yurisdiksi eksklusif pengadilan Indonesia, dan jika ada penambahan perjanjian maka pihak penyelenggara akan mengajukan addendum perjanjian.